I partecipanti devono verificare che validità e scadenza dei propri documenti (carta di identità/passaporto) come pure quelli dei minori con lui viaggianti, siano conformi con quanto richiesto dai Paesi esteri visitati.

Iscrivendosi all’associazione e ai viaggi, i soci devono comunicare nome, cognome e data di nascita che devono corrispondere a quelli indicati nei propri documenti (carta di identità/passaporto). Questi dati anagrafici saranno utilizzati per intestare i biglietti di viaggio e le prenotazioni alberghiere: i partecipanti si assumono ogni responsabilità in caso di discordanza tra i dati comunicati ed i documenti. Qualora da detta discordanza dipenda il mancato imbarco su aerei/navi, accettazioni alberghiere o espatri, l’eventuale perdita del viaggio e tutte le spese conseguenti la mancata partenza o il forzato rientro saranno interamente a suo carico.

Prima di iscriversi ad un viaggio per il quale sono necessarie od obbligatorie delle vaccinazioni è buona regola consultare il proprio medico. I partecipanti si assumono ogni responsabilità per successive rinunce al viaggio o il diniego di ingresso/espatrio derivanti da tale loro inadempienza. Chi ha difficoltà deambulatorie deve valutare se i programmi sono idonei alle sue condizioni fisiche e qualora desideri parteciparvi deve essere disponibile a rendersi autonomo a proprie spese utilizzando taxi o altri mezzi di trasporto.

Tutti i viaggi possono subire variazioni determinate dal verificarsi di situazioni improvvise di forza maggiore quali eventi politici, terroristici, climatici, epidemie, limitazioni imposte senza preavviso dalle autorità locali, cancellazioni e ritardi di voli, navigazioni, treni e scioperi dei mezzi di trasporto in generale. Al verificarsi di questi eventi l’Associazione farà quanto possibile per salvaguardare il programma di viaggio e i servizi prenotati. I tour operator sono estranei alla gestione del traffico aereo e l'assistenza che garantiscono, per limitare i disagi delle ore d'attesa dovute ai ritardi dei voli, incontra il limite dell’inaccessibilità alle aree imbarchi degli aeroporti per il proprio personale che può fornire assistenza solo nell'area accettazione e check-in di ogni aeroporto, escludendo ogni contatto con i turisti che già si trovano nella zona imbarchi. Ogni eventuale spesa supplementare sostenuta dai partecipanti in tali frangenti di forza maggiore come pure i servizi prenotati non usufruiti non sono rimborsabili (sono comunque garantiti i diritti dei viaggiatori previsti dalle norme UE in vigore). Le compagnie aeree possono effettuare scali tecnici intermedi senza alcuna comunicazione preventiva e ove indicate, le ore di percorrenza relative ai trasferimenti sono fornite a puro titolo informativo e possono variare a causa del traffico, fattori climatici, necessità impreviste, cause di forza maggiore.

Se non espressamente compresa nel prezzo del viaggio è possibile, ed anzi consigliabile, stipulare contestualmente al momento della prenotazione una speciale polizza assicurativa contro le spese derivanti dall’annullamento del viaggio. Inoltre si consiglia di verificare sempre nelle condizioni generali della polizza annullamento, quali sono i rischi coperti e quali esclusi, le franchigie e/o gli scoperti lasciati a carico del viaggiatore, i tempi e le modalità da seguire in caso di sinistro per attivare l’assicurazione.

La classificazione degli alberghi è quella rilasciata dai Ministeri del Turismo dei Paesi visitati. Questa classificazione non sempre garantisce un livello di servizi corrispondente allo standard italiano o comunque alla categoria dichiarata, inoltre disservizi determinati da una non puntuale manutenzione possono verificarsi ovunque. La sistemazione base prevista nella quota di partecipazione individuale è in camera doppia con servizi. Richieste particolari come camere comunicanti, piani bassi o alti, vicino all’ascensore, fronte albergo, con vista e/o balcone, fumatori o non fumatori, letto matrimoniale grande, letti separati, ecc., anche se chieste al momento dell’iscrizione saranno trasmesse agli hotel ma non potranno essere garantite.

Negli alberghi le camere sono generalmente disponibili dopo le ore 15, mentre devono essere liberate entro le ore 10; durante i viaggi con accompagnatore bisogna attenersi agli orari da lui comunicati.

Sui bagagli devono essere applicate etichette riportanti il proprio nome, cognome, indirizzo di residenza e recapito telefonico per facilitarne il riconoscimento in aeroporto, in albergo e nel carico/scarico dal pullman.

All’atto della prenotazione sarà assegnato il posto in pullman che sarà mantenuto per tutto il viaggio ad esclusione dei mezzi adibiti a brevi trasferimenti sui quali non vi sarà alcun posto assegnato. Per i tour con aereo e successivo itinerario in pullman non viene assegnato un posto fisso in quanto è consuetudine effettuare una rotazione giornaliera tra i partecipanti. Sui mezzi di trasporto difficilmente si riesce a trovare una giusta regolazione di temperatura e/o ventilazione che soddisfi contemporaneamente tutti i passeggeri: a gentile richiesta e nei limiti del possibile si cercherà di esaudire tutte le esigenze diminuendo e/o aumentando la temperatura e/o ventilazione.

Per migliorare i tempi di salita e discesa dal pullman è opportuno attenersi alla seguente regola: i passeggeri dei sedili anteriori (di solito con numeri da 1 a 26) salgono e scendono davanti, quelli dei sedili posteriori (di solito con numeri da 27 al 54) salgono e scendono da dietro. Una volta a bordo evitare di intralciare la salita degli altri partecipanti dilungandosi in piedi nel corridoio.

Sui treni Alta Velocità a lunga percorrenza, dove è obbligatoria la prenotazione del posto a sedere, non è possibile conoscere in anticipo se questo è posizionato seguendo la direzione di marcia del treno, direzione che in ogni caso potrebbe cambiare ogni volta che il treno giunge in una stazione.

Molte compagnie aeree non consentono ai Tour Operator di riservare sugli aeromobili specifici posti preassegnandoli. Non è possibile pertanto garantire particolari sistemazioni a bordo che è comunque facoltà della compagnia aerea modificare o annullare in qualunque momento e senza preavviso per motivi tecnici e/o di sicurezza. Alcune compagnie prevedono tale servizio solo a pagamento.

L’alimentazione all’estero può essere diversa da quella a cui sono abituati gli italiani che hanno una gastronomia tra le più ricche e varie al mondo; questo non vuol dire che l’alimentazione negli altri Paesi non sia di qualità ma che è differente, magari poco variata e ripetitiva. Si invita a considerare il lato gastronomico come uno degli aspetti da scoprire e conoscere dei Paesi visitati.

Problemi alimentari derivanti da precetti religiosi, da particolari forme di allergie o diete speciali, devono essere segnalati in anticipo al momento dell’iscrizione e per iscritto (ai sensi della legge 196/2003 sulla privacy) per poter provvedere adeguatamente essendo tali modifiche soggette alla disponibilità dei ristoranti. Di norma nei viaggi organizzati i pasti prenotati prevedono un menù uguale per tutti i partecipanti. La sostituzione di piatti del menù con altri può comportare la richiesta del pagamento "alla carta" o direttamente al partecipante o all’accompagnatore che provvederà a sua volta a chiederne il rimborso. Non è previsto alcun rimborso per i pasti prenotati e non usufruiti per qualunque motivo durante il viaggio.

Si raccomanda, per rispetto degli altri partecipanti, di non utilizzare il cellulare all'interno dei siti archeologici, musei e a bordo dei pullman durante le spiegazioni della guida locale o dell’accompagnatore anche per evitare di perdere informazioni importanti come orari di partenza, luoghi di ritrovo o altro.

Le mance sono ormai una consuetudine consolidata in tutto il mondo e servono, oltre che per ottenere buoni servizi, anche come gratifica per il lavoro svolto e una concreta integrazione alle non elevate retribuzioni. Nelle quote di partecipazione di norma non sono incluse le mance per autisti, guide locali, facchinaggio e le spese a carattere personale.

Riguardo le mance non esiste una regola generale valida per ogni parte del mondo se non quella che servizi strettamente personali vanno regolati autonomamente, mentre per servizi di gruppo svolti da guide e autisti il capogruppo fornirà per ogni viaggio indicazioni in merito.

I partecipanti, oltre a rispettare le disposizioni di legge del Paese ospitante anche se ingiuste o assurde, devono attenersi all’osservanza delle normali regole di prudenza, diligenza e a tutte le informazioni fornite loro da accompagnatori e guide locali. In hotel non tenete in vista cose di valore come apparecchi foto e video, telefonini, denaro, gioielli ecc. e prendete visione delle norme antincendio e delle uscite di sicurezza.

Di sera è meglio uscire in gruppo e non indossare oggetti di valore. Controllare percorsi e orari se si utilizzano metropolitane o altri mezzi pubblici, utilizzare solo taxi autorizzati, portare con sé nome e indirizzo scritto dell’albergo (può sempre essere utile in caso di necessità).

Escursioni e servizi extra acquistati in loco sono estranei al viaggio, pertanto ogni contestazione o reclamo deve essere rivolto al fornitore locale del servizio. E’ opportuno segnalare che l’assicurazione infortuni inclusa nei pacchetti di viaggio non sempre copre i sinistri avvenuti durante questi servizi aggiuntivi.